Como manter a produtividade trabalhando em casa

A vida de qualquer pessoa muda drasticamente diante de uma situação dessas que estamos vivendo de pandemia. Na verdade, a vida da sociedade está mudando. É um momento de preparo para um novo mundo, mais dinâmico, mais VUCA (acrônimo para volatility, uncertainty, complexity and ambiguity – no português, volátil, incerto, complexo e ambíguo).

No mundo corporativo, trabalhar em home office virou a realidade de grande parte dos profissionais e alguns problemas podem se potencializar, como por exemplo as dificuldades de gerenciamento das atividades e do tempo, a baixa produtividade e a falta de motivação.

Porém não podemos confundir home office com day off, ou seja, um dia de folga. Num dia de folga, as pessoas ficam de pijama , tomam café enquanto escrevem e leem os e-mails , almoçam e tiram um cochilo depois… e lá se foi um dia de trabalho com baixíssima produtividade. Com o trabalho realizado à distância torna-se mais difícil controlar as ações e os resultados dos funcionários, o que exige um alinhamento maior entre os colegas da equipe e seus líderes.

Essa é a hora das pessoas, sobretudo quando funcionários de uma empresa, demonstrarem ainda mais responsabilidade, autonomia, disciplina, resiliência e comprometimento. Duas características são essenciais para dar certo: confiança e colaboração. Se não existe confiança, aumenta a necessidade de controlar, o que demanda tempo e gera estresse para ambas as partes.

Outro fato que impacta também quem está trabalhando em regime de home ofiice é a questão de todos ou da maioria dos membros das famílias estarem em casa. A  suspensão das aulas e de outras atividades nas escolas também causou uma grande mudança  na rotina dos estudantes e de suas famílias. Muitos estão tendo que se virar entre home office, afazeres domésticos e ainda acompanhar seus filhos no ensino a distância, ferramenta que as escolas encontraram para dar continuidade ao aprendizado dos estudantes.  E quando tem a presença dos filhos numa idade em que exigem mais atenção e com o estudo por meio digital, é preciso fazer um planejamento dos horários e das funções, colocar regras de convivência e dividir as tarefas. Essa mudança do trabalho de fora para dentro de casa necessita de uma adequação rápida da rotina.

Trabalhar em home office também oferece vários benefícios. Por exemplo, as interrupções são bem menores do que no ambiente de trabalho ou escritório, o que aumenta o foco e a produtividade; a proximidade com a família e possibilidade de fazer as refeições juntos, o que aumenta a conexão e interação familiar; a flexibilidade nos horários para realização das atividades e o fato de não precisar pegar trânsito e nem filas para ir trabalhar e resolver algumas questões, o que gera menos estresse e mais autonomia.

Enxergar os pontos positivos e usufruir desses benefícios é muito bom, porém precisamos ficar atentos aos ladrões do tempo e em algumas mudanças que precisam ser feitas para nos adequarmos a essa nova realidade e manter a produtividade e motivação para trabalhar.

Quando ouvimos muita informação negativa ou em excesso, e é importante focar a nossa atenção em coisas que irão nos beneficiar, motivar e não desanimar.

Então, seguem algumas dicas para manter a produtividade e a motivação para quem está trabalhando em regime de home office:

       1.) Organize um espaço:

Escolha um espaço para ser seu escritório dentro de casa, um cantinho só seu com todos os materiais de trabalho que você precisa, de fácil acesso. Deixa tudo separado para não ter que ficar circulando o tempo todo pela casa e cruzando com outras pessoas, distraindo.

Dê preferência a um local da casa onde tenha menos ruídos e odores externos, se possível.  A luminosidade também é importante, opte por onde tenha entrada de luz, isso ajuda a aumentar o seu estado de alerta, e, onde é necessário concentração e foco. Senão tiver entrada de luz, prefira as lâmpadas de led brancas e evitar luzes muito relaxantes (amarelas) nesse local de trabalho.

       2.) Vista-se com uma roupa apropriada:

O traje para o trabalho em home office não deve ser muito diferente do trabalho no escritório, vista-se como se tivesse indo trabalhar. Nada de pijamas ou roupa de ginástica. Pode utilizar roupas mais confortáveis, porém é importante tomar banho (claro!), arrumar o cabelo, fazer uma maquiagem (mesmo que mais básica!). Isso porque o nosso cérebro tem padrões de reconhecimento e ele entende que, se você está à vontade, então é hora de descansar ou fim de semana, além de influenciar no seu estado emocional.

         3.) Crie uma rotina e faça um planejamento:

Mantenha uma rotina, ou seja, coloque o relógio para despertar, procure acordar e dormir nos horários habituais, evite dormir tarde demais ou dormir até tarde,  isso tudo impacta no seu rendimento. Além disso, atividades normalmente realizadas são importantes como arrumar a cama.

É provável que diversas atividades tenham sido inseridas no seu dia-a-dia trabalhando em casa, como por exemplo as  tarefas domésticas. Por isso, é primordial fazer um planejamento, ou seja,  montar uma agenda, um cronograma contendo o que será realizado na semana e todos os dias de manhã revisar e adequar. Isso é fundamental, independente se está na quarentena ou não.

Uma das coisas que detona com a produtividade é ficar paralisado, ou porque tem muitas coisas a fazer e nem sabe por onde começar e nem como se organizar; ou então por desespero causado pela quantidade de coisas que não estão em nosso controle.  O importante é focar naquilo que se tem controle. Para evitar essa frustração devido à quantidade de tarefas, estabeleça três metas que precisam ser concluídas de qualquer jeito naquele dia, as mais importantes; e depois comemore. Isso ajuda a vencer a procrastinação e aumenta a motivação.

 Utilize ferramentas e a tecnologia que podem te ajudar a gerenciar o tempo e as suas tarefas e da equipe (ou família!). Eu costumo utilizar o  Trello, porém existem várias outras que contribuem bastante. Conversas para alinhamentos e reuniões podem ser realizadas via Skype ou pelo Zoom, o que ajuda na comunicação. É bem simples , então aproveite a oportunidade para explorar essas ferramentas!

Além disso, atualmente ainda tem as avalanches de lives, de notícias e  informações. Então, separe um tempo ao longo do dia para obter essas informações de fontes confiáveis;  escolha as lives e webnarios que te interessam e marque na agenda.

        4.) Coordene-se e reduza as interrupções:

A cada interrupção são perdidos de 7 a 14 minutos e para se concentrar novamente no que estava sendo realizado. Além do trabalho render muito menos, ainda gera estresse e desgaste emocional todas essas interrupções, ou seja, as paradas e retornos às atividades. Então, primeiramente identifique qual a maior causa das interrupções e depois procure uma solução para essa questão.

Para muitas pessoas, se desligar do mundo digital e redes sociais, como Facebook, Instagram, Whatsapp, Tik Tok e tantas outras. é quase impossível e pode se tornar um perigoso vício. Então, se estiver trabalhando, desative as notificações das redes sociais, silencie grupos do whatsapp, e-mails, aproveite o horário de almoço para isso ou o final do dia, estabeleça seus horário para isso. E fique longe de televisão,  telefone e outros meios de comunicação e que podem aumentar a distração. A dificuldade de concentração e conexão constante nas redes sociais impactam consideravelmente na produtividade e no bem-estar do indivíduo.

Uma dica é colocar placas indicativas na porta do seu cantinho – escritório ou na mesa dentro de casa, indicando que está ocupada e determinando em qual horário poderá ser interrompida. Fazer um acordo de convivência com todos da família, combinando momentos de silêncio durante o dia e de outras atividades e com quem. No caso de filhos em idades que não compreendem isso, será necessário delegar funções, definir os papeis dentro de casa e organizar os horários.

      5.) Pratique o autocuidado:

Cuide da sua qualidade de vida, da sua saúde física e mental. Se você estiver bem física e mentalmente, você vai se concentrar mais,  ser mais produtivo no trabalho e motivado ao longo do dia.

Pratique meditação ou exercícios de respiração consciente, exercício físico e alongamentos, faça pausas ao longo do dia para movimentar o corpo. Lembre-se da importância do sono, ou seja, durma bem e descanse.

Não exceda no consumo de bebidas alcoólicas, alimente-se de maneira adequada, tenha momentos de lazer e descontração com a família, mantenha relacionamentos e conexões com as pessoas, mesmo que por vídeo chamadas, pratique um hobby.

Para realizar esses passos é necessário ter disciplina, paciência  e persistência. Gaste energia para encontrar soluções, aprender algo novo, para ler e estudar, potencializando suas habilidades e desenvolvendo competências.

O tema é muito relevante e diante disso, fui convidada para participar de uma entrevista para o Jornal Tudo BH. Confira em breve a matéria.

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